"Wann kommt es?" ist der ganze Anruf, und die Antwort ist ein Feld in Ihrer Lieferliste. Ein KI-Telefonassistent kann diese Liste halten, den Anrufer über die Auftragsnummer auf seiner Bestätigung zuordnen und die Kalenderwoche oder den Termin vorlesen, den Sie hinterlegt haben, samt der ehrlichen Auskunft, wenn das Feld noch leer ist. Für ein Küchenstudio, ein Möbelhaus oder jeden, dessen Ware Wochen nach dem Verkauf eintrifft, verschwindet damit der häufigste Anruf im Betrieb, ohne dass jemand aus dem Ablauf verschwindet.
Wer aus dem Lager verkauft, hat nichts zu erklären. Wer etwas verkauft, das ein Lieferant erst fertigt, verschickt und zustellt, verkauft ein Versprechen mit einem Termin daran. Dieser Termin ist das Einzige am Kauf, was der Kunde nachfragen kann. Also fragt er nach.
Drei Dinge garantieren den Anruf. Der Termin liegt weit weg, wird vergessen und muss bestätigt werden. Der Termin ist eine Kalenderwoche und kein Tag, was noch nie einen Kunden beruhigt hat. Und manchmal verschiebt er sich, was aus einem Anruf eine Serie macht.
Antworten könnte am besten der, der verkauft hat, und der sitzt beim nächsten Kunden. Also landet der Anruf auf dem Anrufbeantworter oder bei einer Kollegin, die die Liste ohnehin öffnen muss, und morgen wird wieder angerufen.
Die meisten Lieferlisten führen eine Woche und keinen Tag, weil der Lieferant es so meldet. Kunden hören "KW 34" und übersetzen das in "Montag, der 18.", und rufen am Dienstag an, um zu fragen, was schiefgelaufen ist.
Eine automatische Leitung behebt das nicht von allein, aber sie erlaubt Ihnen, die Formulierung einmal festzulegen, im Satz, den Sie freigeben, statt zu hoffen, dass fünf verschiedene Menschen es gleich sagen. Etwa so: "Ihre Küche ist für Kalenderwoche 34 eingeplant. Etwa eine Woche vorher rufen wir an, um den genauen Tag zu vereinbaren." Dieser Satz beantwortet die Frage, setzt die Erwartung und schließt den Kreis, jedes Mal, zu jeder Uhrzeit.
Steht in der Zeile gar kein Termin, sagt der Assistent, dass es noch keinen gibt. Er greift sich nie einen. Genau dieses Verhalten verhindert das Schlimmste auf einer Lieferleitung: nicht die späte Lieferung, sondern den Termin, den es nie gegeben hat.
Bei PhoneMyAgent laden Sie die Liste (.xlsx, .csv oder .json) auf der Seite Daten hoch, wählen die Spalte, die der Kunde nennt, meist die Auftrags- oder Vertragsnummer von der Bestätigung, und geben den Satz frei, den der Assistent sagen darf. Nicht zugeordnete Spalten, der Lieferant, Ihr Einkaufspreis, die Marge, die interne Notiz zur schwierigen Zufahrt, werden gespeichert, aber nie ausgesprochen.
Dann richten Sie eine Nummer darauf, eine von uns oder Ihre bestehende per Weiterleitung, und rufen selbst an. Die 45 Freiminuten ohne Kreditkarte reichen, um eine echte Liste zu importieren und die zwei Anrufe zu testen, auf die es ankommt: einen mit Termin und einen ohne.
Geraten wird nie. Wer eine Auftragsnummer nennt, hört seine eigene Lieferung oder gar nichts, und fehlt die Nummer oder laufen mehrere Aufträge, greift der Assistent auf die Telefonspalte zurück oder nimmt eine Nachricht auf. Das vollständige Verhalten steht in was bei einem Anruf zum Bestellstatus passiert.
Am Tag selbst will der Kunde keinen Status, sondern ein Zeitfenster und eine Telefonnummer. Legen Sie vorher fest, was der Assistent sagen darf: Steht das Fenster in Ihrer Tabelle, ordnen Sie es zu; ruft der Fahrer eine Stunde vorher an, sagen Sie genau das, denn das ist die Antwort, die gebraucht wird. Alles zur Zufahrt, ein defekter Aufzug, ein enges Stiegenhaus, ein Parkplatz für den Lkw, wird als Nachricht mit Rufnummer aufgenommen statt zugesagt, denn es ändert, was das Lieferteam mitnehmen muss.
Am besten fährt, wer anruft, bevor es dem Kunden auffällt. Am zweitbesten fährt, wessen Leitung die Wahrheit sagt, sobald gefragt wird, statt eines Anrufbeantworters, der das Schlimmste vermuten lässt. Ändern Sie die Zeile im Dashboard, sobald der Lieferant eine neue Woche bestätigt, und der nächste Anrufer hört die neue Woche.
| Anrufbeantworter | Rückruf nach Ladenschluss | Sendungsverfolgung des Lieferanten | KI-Assistent mit Ihrer Liste | |
|---|---|---|---|---|
| Anruf am Abend | Nur Nachricht | Nein | Manchmal | Beantwortet |
| Nennt den Termin dieses Kunden | Nein | Ja | Selten | Ja, aus Ihrer Tabelle |
| Sagt klar, dass es noch keinen Termin gibt | Nein | Ja | Nein | Ja |
| Nimmt Zufahrtsdetails auf | Nein | Ja | Nein | Ja, als Nachricht |
| Einrichtung | Keine | Keine | Hängt vom Lieferanten ab | Minuten, aus Ihrer Liste |
Er liest den Liefertermin oder die Kalenderwoche vor, die Ihre Zeile enthält, nimmt Nachrichten auf, bucht Termine, wenn Sie das erlauben, und leitet auf Wunsch weiter. Er erfindet keinen Termin, sagt kein Zeitfenster zu, das nicht in der Tabelle steht, entscheidet nicht zwischen zwei möglichen Zeilen und spricht keine nicht zugeordneten Spalten aus. Für Notfälle und regulierte Auskünfte ist er nicht da, und Anrufer hören zu Beginn, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen.
Eine Live-Synchronisierung mit dem System Ihres Lieferanten oder mit Excel und Google Sheets gibt es nicht. Sie laden eine neue Version hoch, wenn sich die Liste ändert, oder ändern eine einzelne Zeile, wenn sich eine Lieferung verschiebt, und beim nächsten Anruf gilt sie. Abgerechnet wird ein Monatstarif mit Minutenkontingent, nie pro Minute.
Ist Ihre Liste eher eine Auftragsliste mit Stufen, passt Auftragsstatus abfragen besser, und wird die Ware abgeholt statt geliefert, lesen Sie Bestellung abholbereit.
Ja, wenn der Termin in der Liste steht, die Sie importieren. Sie wählen die Spalte, die Kunden nennen, geben den Antwortsatz frei, und der Assistent schlägt genau diesen Auftrag nach und nennt den hinterlegten Termin oder die Kalenderwoche. Ist das Feld leer, sagt er, dass es noch keinen Termin gibt, statt zu schätzen.
Sie ändern die Zeile im Dashboard oder laden die neue Version der Tabelle hoch, und der nächste Anrufer hört den neuen Termin. Zu einem Kunden gelangt nichts, was Sie nicht eingetragen haben, denn es gibt keine laufende Verbindung zu den Systemen Ihrer Lieferanten oder zu Excel.
Nur, wenn Ihre Tabelle eines enthält. Läuft es bei Ihnen so, dass der Fahrer eine Stunde vorher anruft, schreiben Sie das in den freigegebenen Satz, denn das ist die eigentliche Antwort. Details, die die Lieferung selbst betreffen, etwa Zufahrt oder Parkplatz, werden als Nachricht aufgenommen, damit ein Mensch sie behandelt.
Aus der Auftrags- oder Vertragsnummer, die genannt wird, oder aus der Rufnummer, von der aus angerufen wird, wenn Ihre Liste eine Telefonspalte führt. Nachgeschlagen wird exakt, ohne freie Suche und ohne Teiltreffer, und kämen für eine Referenz zwei Zeilen infrage, fragt er nach einem bestätigenden Detail, bevor er etwas vorliest.
Besonders gut, denn lange Lieferzeiten sind genau das, was wiederkehrende Statusanrufe erzeugt, und Ihre Liste enthält die Antwort bereits. Der Nutzen liegt nicht in der Anrufzahl, sondern in den Unterbrechungen in einem Schauraum, in dem jede Verkäuferin gerade bei einem Kunden sitzt.
Nein, und die meisten Betriebe wollen das auch nicht. Sie behalten Ihre Nummer und leiten sie weiter, was auf Lieferwagen, Schild und Google-Eintrag steht, bleibt also gleich. Wollen Sie Lieferanfragen von der Hauptleitung fernhalten, richten Sie stattdessen eine zweite Nummer von uns auf dieselbe Liste ein. Die Schritte stehen in Nummer behalten und weiterleiten.
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