Die häufigste Sorge bei einem KI-Telefonassistenten ist, dass man eine neue Nummer herausgeben und alles neu drucken müsste. Das ist nicht so. Sie behalten die Nummer an Ihrer Tür, am Auto, auf den Visitenkarten und im Google-Eintrag und leiten sie auf die Nummer um, auf der der Agent abhebt. Anrufer wählen genau das, was sie immer gewählt haben, der Agent hebt ab, und Sie schalten die Umleitung in Sekunden von Ihrem eigenen Telefon aus wieder ab.
Eine neue Nummer klingt harmlos, bis man zusammenzählt, wo die alte überall steht: auf Schildern, auf dem Firmenauto, auf Visitenkarten, auf Rechnungen, auf der Website, im Google-Unternehmensprofil, in Verzeichnissen, in sozialen Profilen und im Gedächtnis jedes Stammkunden. Sie zu ändern heißt, all das zu ändern, und die zu verlieren, die man vergisst.
Die Rufumleitung vermeidet das vollständig. Sie ist eine Funktion Ihrer bestehenden Leitung, bereitgestellt von Ihrem jetzigen Anbieter, und funktioniert seit Jahrzehnten gleich. Sie übertragen oder portieren nichts. Sie sagen Ihrer eigenen Leitung nur, wohin sie Anrufe schicken soll, die Sie nicht annehmen können oder wollen.
Damit behalten Sie auch die Kontrolle. Eine Umleitung ist nichts Endgültiges, sondern eine Einstellung, und Sie schalten sie für einen Abend, einen Urlaub oder nur bei besetzter Leitung ein.
Die meisten Leitungen kennen vier getrennte Regeln, und der Unterschied zählt.
Alles umleiten (bedingungslos). Jeder Anruf geht direkt an den Agenten. Sinnvoll, wenn der Agent die Eingangstür sein soll, oder nachts und am Wochenende.
Umleiten bei Nichtannahme. Das Telefon läutet erst eine eingestellte Zeit bei Ihnen und geht dann an den Agenten. Das wollen die meisten Geschäfte und Handwerksbetriebe: Sie heben ab, wenn Sie können, der Agent fängt den Rest.
Umleiten bei besetzt. Anrufe kommen nur dann zum Agenten, wenn Sie bereits telefonieren. Damit hört der zweite Anrufer kein Besetztzeichen.
Umleiten bei Nichterreichbarkeit. Deckt kein Netz, ausgeschaltetes Telefon und leeren Akku ab. Nützlich für alle, die in Kellern, Dachböden und Aufzugsschächten arbeiten.
Die letzten drei lassen sich kombinieren, damit nichts durchfällt: Sie haben bei jedem Anruf den ersten Zugriff, und jeder Anruf, den Sie nicht annehmen, wird trotzdem beantwortet.
Mit PhoneMyAgent laden Sie Preisliste und Öffnungszeiten hoch, wählen Stimme und Begrüßung, und wir stellen Ihnen eine Nummer bereit. In Österreich ist das üblicherweise eine österreichische Mobilnummer, auf die Ihre bestehende Firmenleitung umleitet, sodass Sie die Ortsnummer behalten, die Ihre Kunden kennen.
Auf den meisten Mobiltelefonen stellen Sie die Umleitung im Menü für Anrufeinstellungen ein oder indem Sie einen kurzen Code wählen und auf Anrufen drücken:
| Regel | Code zum Aktivieren | Code zum Löschen |
|---|---|---|
| Alles umleiten | **21*NUMMER# |
##21# |
| Bei Nichtannahme | **61*NUMMER# |
##61# |
| Bei besetzt | **67*NUMMER# |
##67# |
| Bei Nichterreichbarkeit | **62*NUMMER# |
##62# |
| Alle Umleitungen löschen | ##002# |
Ersetzen Sie NUMMER durch die Nummer, die Sie von uns bekommen, in voller internationaler Schreibweise beginnend mit +43. Diese Codes sind GSM-Standard und funktionieren in den österreichischen Mobilnetzen. Beim Festnetz ist es anders: Feste Leitungen werden meist im Kundenportal Ihres Anbieters oder mit einem anbietereigenen Code eingestellt, fragen Sie also dort nach, wo Ihre Leitung verrechnet wird.
Zwei Hinweise aus der Praxis. Stellen Sie die Verzögerung bei Nichtannahme auf etwa fünfzehn bis zwanzig Sekunden, also ungefähr vier bis fünf Läuten, damit Sie eine faire Chance haben, zuerst abzuheben. Und machen Sie den ersten Testanruf von einem anderen Telefon aus, nicht vom umgeleiteten, denn ein Telefon kann sich nicht selbst anrufen.
| Alles umleiten | Bei Nichtannahme | Bei besetzt | Bei Nichterreichbarkeit | |
|---|---|---|---|---|
| Sie können zuerst abheben | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Deckt den zweiten Anrufer ab | Ja | Nein | Ja | Nein |
| Deckt kein Netz oder Telefon aus ab | Ja | Nein | Nein | Ja |
| Gut für | Nacht, Wochenende, Ruhetage | Geschäft und Handwerk untertags | Wer viel telefoniert | Keller, Dachboden, unterwegs |
Die Umleitung schickt Anrufe an den Agenten, lässt Ihre veröffentlichte Nummer unverändert, kostet nichts beim Rückgängigmachen und lässt sich jederzeit zwischen den Regeln umstellen. Der Agent meldet sich dann mit Ihrem Firmennamen, antwortet aus Ihren eigenen Unterlagen, bucht oder nimmt eine Nachricht auf und mailt Ihnen das Transkript.
Sie ändert nichts daran, wem die Nummer gehört, die bleibt bei Ihrem jetzigen Anbieter. Ihr Anbieter kann die umgeleitete Teilstrecke verrechnen, was bei Rufumleitungen üblich und von unseren Kosten getrennt ist, ein Blick in Ihren Tarif lohnt sich also. Und eine Umleitung kann nicht klüger sein als die Regel, die Sie setzen: Leiten Sie alles um, läutet Ihr eigenes Telefon nicht mehr. Das ist so gewollt, überrascht aber beim ersten Mal.
Nein. Sie behalten Ihre bestehende Nummer und richten eine Rufumleitung auf die von uns bereitgestellte Nummer ein. Alles Gedruckte, Eingetragene und in Kundenhandys Gespeicherte funktioniert weiter, denn Anrufer wählen weiterhin Ihre ursprüngliche Nummer.
Am Handy entweder über das Menü für Rufumleitungen in den Einstellungen oder per GSM-Code, zum Beispiel **21*+43...# für alles umleiten, dann auf Anrufen drücken. Im Festnetz stellt man es normalerweise im Portal des Anbieters ein. Am Handy löschen Sie jede Umleitung mit ##002#.
Ja, und das wählen die meisten Betriebe. Richten Sie die Regel für Nichtannahme mit etwa fünfzehn bis zwanzig Sekunden Verzögerung ein. Sie haben bei jedem Anruf den ersten Zugriff, und was Sie nicht erreichen, wird beantwortet statt ins Leere zu läuten.
Wählen Sie den Löschcode der jeweiligen Regel oder schalten Sie es in den Anrufeinstellungen Ihres Telefons ab. ##002# löscht alle Umleitungsregeln auf einmal. Das wirkt sofort, und an Ihrer Nummer ändert sich nichts.
Möglicherweise. Bei einer Umleitung trägt Ihre Leitung die Teilstrecke zur Zielnummer, und Anbieter behandeln das je nach Tarif unterschiedlich. Das ist eine übliche Umleitungsgebühr und hat mit dem, was Sie uns zahlen, nichts zu tun, prüfen Sie also Ihren Tarif, bevor Sie eine Umleitung dauerhaft aktiv lassen.
Nein. Er wählt die Nummer, die er immer gewählt hat, und der Agent hebt ab. Er hört Ihre Begrüßung mit Ihrem Firmennamen und den kurzen Hinweis, dass er mit einem KI-Assistenten spricht.
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