Datenschutzerklärung

Wer wir sind

PhoneMyAgent wird von CodeShant Technologies (UDYAM-Registrierung UDYAM-BR-26-0188408) („wir“, „uns“) betrieben. Wir bieten einen KI-Telefonagenten-Dienst für Unternehmen an und sind dabei datenschutzrechtlich Verantwortlicher für Kontodaten sowie Auftragsverarbeiter für die Gesprächsinhalte, die unsere Kunden über den Dienst verarbeiten. Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an [email protected].

Welche Daten wir erheben

• Kontodaten: Ihre E-Mail-Adresse und der Name Ihres Unternehmens. Wir verwenden eine passwortlose Anmeldung und speichern daher nie ein Passwort.
• Daten der Google-Anmeldung: nur, wenn Sie sich für die Anmeldung mit Google entscheiden. Google bestätigt uns Ihre E-Mail-Adresse und übermittelt eine dauerhafte Kennung Ihres Google-Kontos, die wir speichern, um Sie beim nächsten Mal wiederzuerkennen. Weitere Daten erhalten wir von Google nicht, und wir können in Ihrem Google-Konto nichts lesen und nichts ändern.
• Anrufdaten: die Telefonnummer des Anrufers, Gesprächsaufzeichnungen (sofern das Unternehmen die Aufzeichnung aktiviert hat), Transkripte und KI-generierte Zusammenfassungen.
• Daten zur Anrufverwaltung: Namen, die das Unternehmen zu seinen Anrufern speichert, Tags, die es Anrufen zuordnet, und interne Notizen, die sein Team zu einem Anruf verfasst.
• Wissensdaten: Dokumente, die Sie hochladen, und die Inhalte von URLs, die Sie für Ihren Agenten indexieren lassen.
• Kundendatensätze: Tabellen, die ein Unternehmen importiert, damit sein Agent einem Anrufer Auskunft über dessen eigene Bestellung, Buchung oder Kundennummer geben kann. Das Unternehmen entscheidet, was darin steht; üblich sind Name, Telefonnummer, eine Referenz wie eine Bestellnummer und die Angaben zu dieser Bestellung. Jede Zeile wird ausschließlich dem Anrufer vorgelesen, zu dem sie gehört, und das Unternehmen kann eine ganze Tabelle samt allen Zeilen jederzeit löschen.
• Nutzungs- und Abrechnungsdaten: Gesprächsminuten, Tarif und Zahlungsstatus.
• Technische Protokolle: begrenzte Server-Logs für Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wo wir selbst über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheiden (Konto-, Abrechnungs- und Sicherheitsdaten), stützen wir uns auf:

• Vertragserfüllung: um den Dienst bereitzustellen, für den Sie sich registriert haben.
• Berechtigte Interessen: um den Dienst sicher zu halten und Missbrauch zu verhindern.

Gesprächsinhalte sind anders gelagert. Für Anrufe, Aufzeichnungen und Transkripte ist das Unternehmen, das Sie angerufen haben, der Verantwortliche: Es entscheidet, ob aufgezeichnet wird, was sein Agent sagt und wie lange Daten aufbewahrt werden. Wir verarbeiten diese Inhalte in dessen Auftrag als Auftragsverarbeiter auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags; die Rechtsgrundlage dafür wählt und nennt das jeweilige Unternehmen. Wenn Ihr Anruf aufgezeichnet wurde und Sie die Löschung wünschen, ist der schnellste Weg das Unternehmen, das Sie angerufen haben; Sie können sich aber auch an uns wenden, dann leiten wir Ihr Anliegen weiter und unterstützen die Umsetzung.

Gesprächsaufzeichnung und KI-Hinweis

Bevor der Agent zu sprechen beginnt, hören Anrufer einen gesprochenen Hinweis, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen und das Gespräch aufgezeichnet werden kann. Das ist bei jedem Agenten standardmäßig aktiviert. Es ist eine Einstellung des Unternehmens, das Ihren Anruf entgegennimmt; es kann den Wortlaut ändern oder den Hinweis abschalten, der genaue Wortlaut liegt also bei ihm. Ob ein Anruf überhaupt aufgezeichnet wird, entscheidet ebenfalls dieses Unternehmen, ebenso die Aufbewahrungsdauer.

Aufzeichnungen und Transkripte werden auf unserer Infrastruktur gespeichert und gelöscht, wenn das Unternehmen sein Konto schließt.

Subauftragsverarbeiter

Für den Betrieb des Dienstes setzen wir die folgenden Subauftragsverarbeiter ein. Wir aktualisieren diese Liste, bevor ein neuer hinzukommt; Geschäftskunden werden nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag 30 Tage im Voraus informiert.

Aufbewahrung und Löschung

Kontodaten bewahren wir auf, solange das Konto aktiv ist. Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte werden für den vom Unternehmen konfigurierten Zeitraum aufbewahrt.

Schließt ein Unternehmen sein Konto, löschen wir seine Nutzer und seine Anrufer umgehend: die Benutzerkonten, Anmelde-Tokens, Anrufe, Transkripte, Anrufernummern und gespeicherte Anrufernamen, Tags und Notizen, die Aufzeichnungen auf den Servern, hochgeladene Dokumente, die aus Tabellen importierten Kundendatensätze und die bei uns hinterlegten Zugangsdaten.

Zwei Dinge bleiben bewusst erhalten. Wir bewahren die Rechnungen und die ihnen zugrunde liegenden Nutzungssummen auf, weil das Steuerrecht uns dazu verpflichtet; diese Summen enthalten keinen Anrufer und keinen Anruf. Außerdem behalten wir den Unternehmensnamen des geschlossenen Kontos, weil eine Rechnung ausweisen muss, an wen sie ausgestellt wurde. Sonst wird nichts aufbewahrt.

Ihre Rechte nach der DSGVO

Wenn Sie sich in der EU, im EWR oder im Vereinigten Königreich befinden, haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung Ihrer Daten („Recht auf Vergessenwerden“).
• Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen.
• Datenübertragbarkeit der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen.

Zur Ausübung dieser Rechte senden Sie eine E-Mail an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei Ihrer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen; in Österreich ist das die Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).

Waren Sie Anrufer und nicht Kunde, bestehen diese Rechte ebenfalls, doch sie richten sich an das Unternehmen, das Sie angerufen haben, nicht an uns: Es entscheidet über seine Anrufe. Schreiben Sie uns trotzdem, wenn das einfacher ist; wir ermitteln das Unternehmen, leiten Ihr Anliegen weiter und setzen dessen Weisung zur Löschung um. Dessen Unterlagen geben wir nicht selbst heraus, weil sie nicht uns gehören.

Internationale Übermittlungen, Cookies, Reichweitenmessung und Änderungen

Internationale Übermittlungen. Ihr Anruf wird von Servern in der Europäischen Union entgegengenommen, die Sprachverarbeitung findet jedoch nicht dort statt. Gesprächsaudio und das daraus entstehende Transkript werden von OpenAI in den USA verarbeitet. Unser Vertragspartner dafür ist OpenAI Ireland Limited, unser eigenes Vertragsverhältnis liegt also innerhalb des EWR; die Weiterübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Auftragsverarbeitungsbedingungen und Übermittlungsmechanismen von OpenAI. Wo wir einen Subauftragsverarbeiter außerhalb des EWR unmittelbar beauftragen, schließen wir Standardvertragsklauseln oder einen anderen Mechanismus nach Art. 46 DSGVO ab. Sobald für diese Leistungen ein europäischer Verarbeitungsweg verfügbar ist, aktualisieren wir diese Seite.

Cookies. Die öffentliche Website setzt ein einziges Cookie, pma_lang, das sich die von Ihnen gewählte Sprache merkt. Das Dashboard speichert ein Sitzungs-Token, um Sie angemeldet zu halten. Beide dienen ausschließlich einer von Ihnen angeforderten Funktion und sind daher nicht einwilligungsbedürftig. Werbe-Cookies und Tracking-Cookies Dritter verwenden wir nicht.

Reichweitenmessung. Wir verwenden Cloudflare Web Analytics, um Seitenaufrufe zu zählen. Dabei wird nichts in Ihrem Browser gespeichert, weder ein Cookie noch Local Storage, Ihr Gerät wird nicht per Fingerprinting wiedererkannt, und eine Verfolgung über andere Websites hinweg ist ausgeschlossen. Es existiert überhaupt keine Kennung zu Ihrer Person: Ein „Besuch“ ist schlicht ein Seitenaufruf, der von einer anderen Website kam. Da auf Ihrem Endgerät nichts gespeichert und nichts ausgelesen wird, sind dafür weder eine Einwilligung noch ein Cookie-Banner erforderlich. Cloudflare vermittelt als unser Netzwerkanbieter ohnehin jede Anfrage an diese Website; ein neuer Empfänger Ihrer Daten kommt dadurch nicht hinzu.

Änderungen. Wir können diese Erklärung aktualisieren; wesentliche Änderungen erkennen Sie am Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben.