Eine Physiotherapiepraxis hat ein sehr eigenes Telefonproblem: Fast alle Anrufe drehen sich um Termine, und jeder einzelne kommt an, während jemand die Hände am Patienten hat. Ein KI-Telefonassistent hebt im Namen Ihrer Praxis ab, vergibt und verschiebt Routinetermine, nimmt Absagen entgegen, damit die Einheit neu vergeben werden kann, sagt, was eine Einheit kostet und was mitzubringen ist, und nimmt für alles Übrige eine Nachricht auf. Zu einer Verletzung, einer Übung oder einer Behandlung sagt er nie etwas. Diese Anrufe werden zur Nachricht für eine Therapeutin, und nur so lässt sich eine automatische Leitung in einer Gesundheitspraxis verantworten.
In den meisten Praxen ist der wertvollste Anruf der mit "Ich schaffe es um vier nicht". Rechtzeitig angenommen, geht die Einheit an jemanden von der Warteliste. Verpasst, ist es eine leere Stunde, die über Miete und Personal längst bezahlt ist.
Diese Anrufe kommen nicht höflich verteilt. Sie kommen in der Früh vor dem ersten Patienten, mitten in den Behandlungsblöcken, und am Abend, wenn jemand merkt, dass morgen nicht geht. Ein Telefon, das nur zwischen zwei Patienten abgehoben wird, macht aus der Hälfte davon Nichterscheinen.
Das Gegenstück ist der Patient, der einen Termin will. Er ruft an, landet auf dem Anrufbeantworter und bucht dort, wo jemand abhebt, denn eine Therapieserie organisiert man einmal und sucht dann nicht weiter.
Sie laden die Unterlagen hoch, aus denen Ihre Anmeldung ohnehin antwortet: Dauer und Preise der Einheiten, was mitzubringen und anzuziehen ist, Ihre Absageregel samt Frist, wie Verordnung oder Zuweisung bei Ihnen laufen, Ihre Verrechnung und was Patienten einreichen können, Parken und Zugang.
Im Gespräch kann der Assistent:
Was er nicht tun darf, ist alles Therapeutische. Er beurteilt keine Verletzung, schlägt keine Übung vor, sagt nicht, ob man mit Schmerzen trainieren soll, und nicht, ob eine Behandlung sinnvoll ist. Das ist keine Vorsicht um ihrer selbst willen: Solche Fragen entscheidet eine Therapeutin mit dem Patienten vor sich, und eine automatische Leitung hat in dieser Lücke keine Meinung zu haben.
Zwei praktische Punkte entscheiden, ob die Leitung hilft oder Arbeit macht.
Serien. Physiotherapie ist meist eine Serie und kein einzelner Besuch, also will ein Anrufer oft "sechs Wochen lang dieselbe Zeit" oder eine Einheit innerhalb eines Blocks verschieben. Legen Sie Leistungen und Dauern sauber an, dann nimmt der Assistent das ordentlich auf; alles Ungewöhnliche wird zur Nachricht statt zum Durcheinander im Kalender.
Warteliste. Der Assistent kann festhalten, dass jemand einen früheren Termin möchte, mit Rufnummer und Verfügbarkeit, sodass Sie bei einer Absage eine Liste zum Abarbeiten haben. Einen Platz verspricht er nicht, das entscheiden Sie.
Bei PhoneMyAgent behalten Sie Ihre bestehende Praxisnummer und leiten sie weiter, an Tür, Website und Eintrag ändert sich nichts. Es gibt 45 Freiminuten ohne Kreditkarte, genug, um zu hören, wie eine Absage, eine Anfrage von jemand Neuem und eine Frage behandelt werden, die er nicht beantworten darf.
| Anrufbeantworter | Anmeldung zwischen Patienten | Telefonservice | KI-Assistent mit Ihren Unterlagen | |
|---|---|---|---|---|
| Fängt eine Absage rechtzeitig | Manchmal | Manchmal | Ja | Ja |
| Bucht die nächste Einheit einer Serie | Nein | Ja | Selten | Ja |
| Kennt Preise und Absageregel | Nein | Ja | Ungefähr | Ja, aus Ihren Unterlagen |
| Antwortet um 7 Uhr und nach Ordinationsende | Nur Aufnahme | Nein | Ja | Ja |
| Kosten | Gering | Gehalt | Pro Anruf | Monatstarif, alles inklusive |
Die Grenzen sind dieselben, die jede Gesundheitspraxis braucht, und sie gehören ausgesprochen: Der Assistent ist die Anmeldung, nicht die Therapeutin. Er stellt keine Diagnose, gibt keine Auskunft zu Beschwerden, Übungen, Schmerzen oder Medikamenten, und behandelt keine Notfälle. Alles Fachliche wird als Nachricht für eine Therapeutin aufgenommen oder an einen Menschen geleitet, alles Dringende an die Notfallversorgung verwiesen.
Anrufer hören zu Beginn, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen, das ist standardmäßig eingeschaltet. Nach jedem Gespräch kommt eine E-Mail mit Transkript, Zusammenfassung und dem, was getan wurde, Terminbuch und Nachrichten bleiben also sichtbar.
Abgerechnet wird ein Monatstarif mit Minutenkontingent, nie pro Minute. Dasselbe Gerüst für eine Arztpraxis steht in KI-Telefonassistent für die Arztpraxis. Für eine Praxis, in der der erste Anruf mehr zählt als der Terminkalender, siehe KI-Telefonassistent für die Psychotherapie.
Ja, für Routineeinheiten, auch für das Verschieben eines Termins innerhalb einer laufenden Serie. Er arbeitet mit Ihrer echten Verfügbarkeit, bestätigt die Angaben zurück und schickt eine Bestätigung. Alles Ungewöhnliche oder Fachliche wird stattdessen als Nachricht für eine Therapeutin aufgenommen.
Ja, und das ist das stärkste Argument dafür. Absagen kommen genau dann, wenn niemand abheben kann, und jede rechtzeitig angenommene ist eine Einheit, die jemand von der Warteliste bekommt. Der Assistent kann außerdem festhalten, wer einen früheren Termin möchte, mit Rufnummer und Verfügbarkeit.
Nein, nie. Er beurteilt keine Beschwerden, empfiehlt keine Übungen und sagt nicht, ob eine Behandlung passt. Solche Fragen werden mit den eigenen Worten des Anrufers als Nachricht aufgenommen und an eine Therapeutin weitergegeben, alles Dringende geht an einen Menschen oder an die Notfallversorgung.
Ja, aus den Unterlagen, die Sie hochladen. Die Absageregel bei der Terminvergabe klar zu sagen ist viel leichter, als sie hinterher durchzusetzen, und Fragen nach Preis und Dauer gehören zu den häufigsten Anrufen einer Praxis.
Ja. Eine kurze Ansage zu Gesprächsbeginn sagt, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Sie ist standardmäßig eingeschaltet und gute Praxis, besonders im Gesundheitsbereich, wo Menschen wissen sollen, womit sie sprechen und womit nicht.
Ja. Sie behalten Ihre Nummer und leiten sie auf die Nummer weiter, die wir bereitstellen. Was auf Tür, Zuweisungen und Online-Eintrag steht, bleibt gleich. Die Einrichtung dauert Minuten und ist in Nummer behalten und weiterleiten beschrieben.
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