Eine Kanzlei hat am Telefon zwei gegenläufige Probleme: Jeder verpasste Anruf kann ein Mandat sein, und niemand außer einem Anwalt darf eine Auskunft geben. Ein KI-Telefonassistent löst beides, indem er Erstkontakte aufnimmt statt zu beraten. Er hebt im Namen der Kanzlei ab, erklärt Ihre Tätigkeitsgebiete und den Ablauf einer Erstberatung aus Ihren eigenen Unterlagen, erfasst eine neue Anfrage sauber, vereinbart Termine, wenn Sie das erlauben, und eskaliert alles, in dem eine Frist vorkommt. Zur Erfolgsaussicht eines Falls sagt er nie etwas, und er sagt einem Anrufer nie, was er tun soll.
Rechtliche Anliegen sind dringend und persönlich. Wer ein Schreiben mit einem Datum bekommen hat, gekündigt wurde oder einen Unfall hatte, füllt kein Kontaktformular aus und wartet zwei Tage. Er ruft an, und wenn niemand abhebt, ruft er die nächste Kanzlei an.
Die andere Hälfte des Problems ist, wer abheben könnte. In einer kleinen Kanzlei sitzt die Person, die am besten mit einem neuen Mandanten spricht, gerade in einer Verhandlung, bei einem Mandanten oder an einer Frist. Das Sekretariat deckt die Bürozeiten ab. Der Abend und das Wochenende, wenn sich Menschen endlich mit dem Schreiben hinsetzen, das ihnen Angst macht, sind gar nicht abgedeckt.
Die Regel ist absolut und sie ist der ganze Entwurf: Der Assistent gibt keine Rechtsauskunft, beurteilt keine Erfolgsaussicht, sagt nicht, ob etwas zulässig ist, und schätzt keinen Streitwert. Wer behauptet, eine KI-Leitung könne das, beschreibt ein Haftungsrisiko und kein Leistungsmerkmal.
Stattdessen erfasst er einen ordentlichen Erstkontakt:
Der letzte Punkt gehört bewusst eingebaut. Die Kollisionsprüfung ist Sache der Kanzlei, und der Assistent hat dabei nichts verloren, aber den Namen der Gegenseite schon im ersten Gespräch zu erfassen erspart ein unangenehmes zweites.
Alles mit einem Datum daran unterscheidet sich von jedem anderen Anruf. Eine automatische Leitung, die "Ich habe am Donnerstag eine Verhandlung" wie eine allgemeine Anfrage behandelt, hat versagt, egal wie gut sie den Rest erledigt hat.
Richten Sie das ausdrücklich ein: Nennt jemand einen Gerichtstermin, eine Kündigungs-, Verjährungs- oder sonstige Frist, nimmt der Assistent die Angaben auf, kennzeichnet die Nachricht als dringend und leitet an Ihre Bereitschaftsnummer weiter, falls es eine gibt. Er sagt nicht, ob die Frist noch läuft, ob jemand rechtzeitig ist oder was einzubringen wäre. Er bringt die Nachricht schnell vor einen Anwalt, und mehr kann eine Erstkontaktleitung sinnvoll nicht tun.
Sie laden die Unterlagen hoch, aus denen das Sekretariat ohnehin antwortet: Tätigkeitsgebiete, Ablauf und Kosten einer Erstberatung, welche Unterlagen mitzubringen sind, Bürozeiten und Adresse, wie Sie abrechnen, welche Sachen Sie nicht übernehmen. Der Assistent antwortet daraus, statt zu improvisieren.
Im Gespräch kann er Tätigkeitsgebiete und Konditionen nennen, einen Ersttermin vereinbaren, wenn Sie das erlauben, einen Erstkontakt aufnehmen, einem bestehenden Mandanten sagen, bei welchem Anwalt die Sache liegt, und eine Nachricht dorthin aufnehmen, oder auf Wunsch weiterleiten.
Bei PhoneMyAgent behalten Sie Ihre bestehende Büronummer und leiten sie weiter, an Briefpapier und Eintrag ändert sich nichts. Mit den 45 Freiminuten ohne Kreditkarte hören Sie, wie eine neue Anfrage und ein Fristanruf behandelt werden, bevor Sie sich entscheiden.
Zwei praktische Punkte. Anrufer hören zu Beginn, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen, standardmäßig eingeschaltet, und das zählt hier: Man soll wissen, womit man spricht, bevor man einen Streit schildert. Die Gesprächsaufzeichnung ist eine Einstellung, die Sie steuern, und nach jedem Anruf bekommen Sie eine E-Mail mit Transkript, Zusammenfassung und dem, was getan wurde. Gespeichert wird in der EU. Die allgemeine Lage zu Datenschutz, Ansage und Aufzeichnung steht in DSGVO und KI-Anrufannahme in Europa.
| Anrufbeantworter | Sekretariat zu Bürozeiten | Telefonservice | KI-Assistent mit Ihren Unterlagen | |
|---|---|---|---|---|
| Nimmt eine neue Anfrage um 20 Uhr an | Nur Aufnahme | Nein | Ja | Ja |
| Erklärt Tätigkeitsgebiete und Konditionen | Nein | Ja | Ungefähr | Ja, aus Ihren Unterlagen |
| Erfasst die Gegenseite für die Kollisionsprüfung | Selten | Ja | Manchmal | Ja |
| Kennzeichnet einen Fristanruf | Nein | Ja | Manchmal | Markiert dringend, leitet weiter |
| Gibt Rechtsauskunft | Nein | Nein | Nein | Nein, so gebaut |
Er beantwortet sachliche Fragen aus Ihren Unterlagen, vereinbart Erstberatungen, nimmt strukturierte Erstkontakte auf, eskaliert Fristanrufe und leitet an einen Menschen weiter. Er gibt keine Rechtsauskunft, beurteilt keinen Fall, nennt keine Erfolgsaussicht, kommentiert die Arbeit anderer Kanzleien nicht und behandelt keine Notfälle. Honorarfragen beantwortet er nur aus dem, was Sie hinterlegt haben, alles darüber hinaus wird zur Nachricht.
Genau diese Grenzen machen ihn in einem regulierten Beruf brauchbar. Abgerechnet wird ein Monatstarif mit Minutenkontingent, nie pro Minute. Ist Ihnen das Produkt neu, beginnen Sie mit was PhoneMyAgent ist und wie es funktioniert.
Ja. Er hebt im Namen der Kanzlei ab, erklärt Tätigkeitsgebiete und den Ablauf einer Erstberatung aus Ihren eigenen Unterlagen und erfasst strukturiert: wer anruft, das Rechtsgebiet, was passiert ist, ob eine Frist im Spiel ist, und den Namen der Gegenseite. Ob das Mandat übernommen wird, entscheidet danach ein Anwalt.
Nein, und das lässt sich nicht einstellen. Er beurteilt keinen Fall, sagt nicht, ob etwas zulässig ist, schätzt keinen Streitwert und sagt niemandem, was als Nächstes zu tun ist. Solche Anrufe werden als Nachricht erfasst, und das ist das einzig angemessene Ergebnis für eine Leitung, die kein Anwalt ist.
Er nimmt die Angaben auf, kennzeichnet die Nachricht als dringend und leitet an Ihre Bereitschaftsnummer weiter, falls es eine gibt, damit ein Anwalt sie rasch sieht. Ob jemand noch rechtzeitig ist oder was einzubringen wäre, sagt er nicht, denn das wäre Beratung.
Nein. Er erfasst den Namen der Gegenseite, damit Ihr Team vor dem Rückruf prüfen kann. Das erspart einen zweiten Anruf und ein unangenehmes Gespräch. Die Prüfung selbst bleibt in der Kanzlei.
Anrufer hören zu Beginn, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen, die Gesprächsaufzeichnung steuern Sie selbst, gespeichert wird in der EU, und Sie erhalten zu jedem Anruf Transkript und Zusammenfassung.
Anrufen können sie, und der Assistent kann bestätigen, bei welchem Anwalt die Sache liegt, und eine Nachricht dorthin aufnehmen. Über Inhalt oder Fortgang einer Sache soll er nicht berichten, denn das ist anwaltliche Arbeit, und eine Nachricht, die am selben Abend die richtige Person erreicht, nützt mehr als eine ungefähre Antwort.
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