Das Telefon eines SHK-Betriebs läutet am stärksten genau an den Tagen, an denen niemand abheben kann. Die erste kalte Woche im Herbst füllt die Leitung mit Leuten, deren Heizung gerade ausgefallen ist, während jeder Monteur, den Sie haben, auf einem Dach oder unter einem Boden steckt. Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe im Namen Ihres Betriebs an, erfasst Adresse, Anlage und Fehlerbild, nennt Ihre Anfahrtspauschale und ungefähr, wann Sie kommen können, und mailt Ihnen den Auftrag, solange der Anrufer noch auf Ihrer Seite ist. Nichts landet auf der Mailbox, und nichts landet beim nächsten Betrieb in der Suchliste.
Zwei Dinge machen es für Heizung, Sanitär und Klima schlimmer als für ein Gewerk mit gleichmäßiger Auslastung. Die Nachfrage ist saisonal und kommt in Spitzen, die Woche also, in der Sie am dringendsten abheben müssten, ist genau die Woche, in der Ihre gesamte Mannschaft im Einsatz ist. Und die Anrufe sind dringend: Wer im Jänner keine Heizung hat, hinterlässt keine Nachricht und wartet ab. Er ruft den nächsten Betrieb auf der Liste an, und der Zweite bekommt einen Auftrag, der Ihrer war.
Die Kosten bleiben unsichtbar, und genau deshalb bleibt es so. Ein verpasster Anruf hinterlässt keinen Eintrag, keine Zeile in der Buchhaltung, keine Meldung. Sie sehen den Wartungsvertrag nie, den Sie nicht bekommen haben, sondern nur die Aufträge, die Sie gemacht haben.
Jemanden ins Büro zu setzen deckt den Arbeitstag ab, aber nicht den Heizungsausfall um sieben Uhr abends. Ein klassischer Telefondienst hebt ab, kennt aber weder Ihre Anfahrtspauschale noch Ihr Einsatzgebiet noch die Fabrikate, mit denen Sie tatsächlich arbeiten, und entsprechend dünn ist die Nachricht, die zurückkommt.
Sie geben ihm, was Ihr Büro ohnehin weiß. Laden Sie Ihr Einsatzgebiet hoch, Ihre Anfahrtspauschale und Stundensätze, die Anlagen und Fabrikate, mit denen Sie arbeiten, Ihre Notdienstregelung und Zeiten sowie Ihre Wartungspakete, als PDF, Dokument oder Link zu Ihrer Website. Der Assistent antwortet daraus, also hört ein Anrufer mit der Frage "fahren Sie zu uns raus" oder "was kostet die Anfahrt" Ihre echte Antwort.
Auf einem Anruf kann er:
Mit PhoneMyAgent wählen Sie Stimme und Begrüßung, hinterlegen Ihre Zeiten und leiten Ihre bestehende Nummer weiter. Ab dem ersten Anruf meldet er sich im Namen Ihres Betriebs, und die Nummer auf Ihren Fahrzeugen, Ihren Rechnungen und Ihrem Google-Eintrag bleibt dieselbe.
Der Unterschied zwischen einem erfassten und einem verlorenen Anruf liegt meist in der Qualität der Notiz. Eine Mailbox gibt Ihnen einen Namen und eine halb verständliche Nummer. Hier bekommen Sie Adresse, Anlage, Fehlerbild, Zugang und Rückrufnummer, in einer E-Mail, die Sekunden nach dem Anruf ankommt, mit dem vollständigen Transkript darunter.
Das zählt am meisten an den Tagen, an denen Sie ohnehin nicht sofort reagieren können. Wenn Sie um sechs endlich vom Dach kommen, haben Sie eine Liste, die Sie nach Dringlichkeit und Fahrtstrecke sortieren können, und nicht fünf Sprachnachrichten zum Abhören.
Nichts passiert im Verborgenen. Nach jedem Anruf bekommen Sie Transkript, Zusammenfassung und das, was der Assistent getan hat. Nennt er eine alte Anfahrtspauschale oder liegt er beim Einsatzgebiet daneben, markieren Sie das, und er merkt sich die Korrektur. Sie entscheiden vorab, ob er bucht, eine Nachricht aufnimmt oder weiterleitet, und Sie können die Umleitung jederzeit von Ihrem eigenen Telefon aus abschalten.
| Mailbox | Bürokraft | Klassischer Telefondienst | PhoneMyAgent | |
|---|---|---|---|---|
| Hebt ab, während die Monteure draußen sind | Nur Aufnahme | Wenn frei | Ja | Ja, immer |
| Hebt abends und am Wochenende ab | Nur Aufnahme | Nein | Manchmal | Ja |
| Kennt Einsatzgebiet und Sätze | Nein | Ja | Selten | Ja, aus Ihren Unterlagen |
| Erfasst den Auftrag vollständig | Selten | Ja | Grob | Ja, per E-Mail an Sie |
| Bucht einen Termin | Nein | Ja | Manchmal | Ja |
| Kosten | Gering | Hoch (Gehalt) | Mittel | Monatstarif, alles inklusive |
Er nimmt jeden Anruf an, prüft Ihr Einsatzgebiet, nennt Ihre hinterlegten Sätze, erfasst eine vollständige Auftragsnotiz, bucht oder vereinbart einen Rückruf und mailt Ihnen Transkript und Zusammenfassung. Zu Beginn sagt er jedem Anrufer, dass er ein KI-Assistent ist. Er stellt keine Ferndiagnose und leitet niemanden telefonisch durch eine Reparatur, und er sagt keine Ankunftszeit zu, die Sie nicht vereinbart haben. Bei einem Gasgeruch, einem ausgelösten Kohlenmonoxidmelder oder allem, was nach einem Sicherheitsnotfall klingt, tut er das Sichere: Er sagt dem Anrufer, er soll den Notruf wählen und das Gebäude verlassen, und meldet den Anruf sofort an Sie, statt ihn als Auftrag einzuplanen.
Ja, für die Annahme und die Erfassung des Auftrags. Er prüft, ob die Adresse in Ihrem Einsatzgebiet liegt, nennt Ihre Anfahrtspauschale, hält Anlage, Fehlerbild und Zugangsdetails fest und bucht entweder einen Termin oder übergibt den Auftrag mit vollständigem Transkript als Nachricht an Sie.
Ja, weil Sie es ihm sagen. Sie laden Ihr Einsatzgebiet, Ihre Sätze und die Anlagen und Fabrikate hoch, mit denen Sie arbeiten, und der Assistent antwortet ausschließlich aus diesen Unterlagen. Alles darüber hinaus gibt er an Sie weiter, statt zu raten.
Er versucht gar nicht erst, ihn zu behandeln. Bei allem, was nach Gasgeruch, Kohlenmonoxid oder einem anderen Sicherheitsnotfall klingt, verweist er auf den Notruf und meldet den Anruf sofort an Sie. Ferndiagnosen oder Reparaturanleitungen am Telefon gibt er nicht.
Nein. Sie behalten Ihre bestehende Nummer und leiten sie auf die Nummer um, die wir bereitstellen. Die Nummer auf Ihren Fahrzeugen, Rechnungen und im Google-Eintrag bleibt exakt gleich. Die Einrichtung dauert wenige Minuten, und Sie können die Umleitung selbst wieder abschalten.
Der Preis ist ein Monatstarif mit einem Kontingent an Gesprächsminuten und alles inklusive: Ein Preis deckt KI und Telefonie ab, ohne Einrichtungsgebühr und ohne separate Zuschläge. Sie starten mit 45 Freiminuten ohne Kreditkarte und hören es zuerst auf Ihren echten Anrufen. Die Tarife stehen auf unserer Preisseite.
Eine E-Mail mit Transkript, Zusammenfassung und den erfassten Auftragsdaten: Adresse, Anlage, Fehlerbild, Zugang und Rückrufnummer, damit Sie die Anrufe des Tages an einer Stelle sortieren können.
Neu hier? Beginnen Sie mit was PhoneMyAgent ist und wie es funktioniert und lesen Sie den Beitrag für Handwerksbetriebe allgemein, wenn Sie auch Elektro- oder Installationstrupps führen.
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