Ein kleines Hotel verliert Buchungen am Telefon, nicht auf dem Buchungsportal. Die Person an der Rezeption checkt gerade jemanden ein, trägt einen Koffer hinauf oder räumt den Frühstücksraum, und der Anruf, der das letzte Zimmer für heute Nacht gefüllt hätte, läutet ins Leere. Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden dieser Anrufe im Namen Ihres Hauses an, nennt Ihre Preise und was inkludiert ist, gibt Anfahrt und Parkmöglichkeiten durch, notiert die Buchungsanfrage mit Datum und Kontaktdaten und mailt Ihnen, was gesprochen wurde. Er hebt um halb sieben in der Früh ab und um elf Uhr abends, wenn an der Rezeption niemand steht.
Das Telefon einer Pension läutet nicht gleichmäßig über den Tag. Es läutet beim Check-in, wenn die Rezeption per Definition beschäftigt ist. Es läutet beim Frühstück, wenn dieselbe Person Teller trägt. Es läutet nach Rezeptionsschluss, was in einem kleinen Haus den größten Teil des Tages ausmacht. Und es läutet, während Sie schon mit einem Gast über eine späte Anreise sprechen.
Wer bei einem Hotel anruft, schaut sich selten nur um. Ein direkter Anruf kommt meist von jemandem, der kurz vor der Buchung steht: Geht ein drittes Bett ins Zimmer, ist der Hund willkommen, geht eine Anreise um Mitternacht. Eine Direktbuchung kostet Sie außerdem keine Provision. Ein verpasster Direktanruf ist damit die teuerste Art von verpasstem Anruf, die Sie haben.
Die Mailbox holt das nicht zurück. Kaum jemand hinterlässt eine Nachricht, um nach einem Zimmer zu fragen. Man geht zurück aufs Portal oder ruft im Haus die Straße weiter an. Ein Nachtportier löst die Nächte und kostet ein Gehalt. Das Frühstücksgeschäft löst er nicht.
Sie geben ihm, was Ihre Rezeption ohnehin weiß. Laden Sie Zimmertypen und Preise hoch, was das Frühstück kostet und wann es serviert wird, Check-in- und Check-out-Zeiten, Parken, ob Sie Hunde nehmen, Ihre Stornobedingungen und die Anfahrt von der Autobahn oder vom Bahnhof, als PDF, Dokument oder Link zu Ihrer Website. Der Assistent antwortet daraus, also hören Anrufer Ihre echten Preise und Ihre echten Regeln.
Auf einem Anruf kann er:
Mit PhoneMyAgent wählen Sie Stimme und Begrüßung passend zum Haus, hinterlegen Ihre Zeiten und leiten Ihre bestehende Nummer weiter. Ab dem ersten Anruf meldet er sich im Namen Ihres Hauses, und die Nummer auf Ihrer Website, Ihrer Tafel und Ihren Portalprofilen bleibt dieselbe.
Das Hoteltelefon ist die eine Leitung in Ihrem Betrieb, auf der der Anrufer womöglich gar nicht Ihre Sprache spricht. Der Assistent antwortet auf Deutsch und auf Englisch und bleibt in der Sprache, in der der Anrufer begonnen hat. Ein Gast, der aus dem Ausland wegen einer späten Anreise anruft, bekommt so eine klare statt einer verwirrten Auskunft. Den Hinweis, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt, hört jeder Anrufer zu Beginn in seiner eigenen Sprache.
Nichts passiert im Verborgenen. Nach jedem Anruf bekommen Sie eine E-Mail mit dem Transkript, einer kurzen Zusammenfassung und dem, was der Assistent getan hat: ein Doppelzimmer für Freitag genannt, eine Anfrage für drei Nächte im September aufgenommen, eine Nachricht zur späten Anreise weitergegeben. Nennt er einmal einen falschen Preis oder eine falsche Regel, markieren Sie das, und er merkt sich die Korrektur für den nächsten Anrufer.
| Mailbox | Nachtportier | Nur Buchungsportal | PhoneMyAgent | |
|---|---|---|---|---|
| Hebt beim Check-in und Frühstück ab | Nur Aufnahme | Nein | Kein Telefon | Ja |
| Hebt nachts ab | Nur Aufnahme | Ja | Kein Telefon | Ja |
| Nennt Ihre echten Preise | Nein | Ja | Ja | Ja, aus Ihren Unterlagen |
| Nimmt eine Direktanfrage auf | Nein | Ja | Provision | Ja, per E-Mail an Sie |
| Antwortet in der Sprache des Anrufers | Nein | Manchmal | Ja | Deutsch und Englisch |
| Kosten | Gering | Hoch (Gehalt) | Provision pro Buchung | Monatstarif, alles inklusive |
Er nimmt jeden Anruf an, nennt Preise und Inkludiertes, gibt Anreise- und Parkinformationen durch, notiert eine Buchungsanfrage mit Zeitraum und Kontaktdaten, nimmt eine saubere Nachricht auf und leitet weiter, wenn Sie das wollen. Zu Beginn sagt er jedem Anrufer, dass er ein KI-Assistent ist. Er bestätigt kein Zimmer verbindlich gegen einen Live-Zimmerplan, eine Buchungsanfrage kommt also zur Bestätigung zu Ihnen, und er erfindet keine Verfügbarkeit, die er nicht sehen kann. Alles Ungewöhnliche, eine Gruppe, ein Hochzeitskontingent, eine Beschwerde, nimmt er auf und gibt es an Sie weiter, statt zu raten.
Er nimmt die Buchungsanfrage auf: Zeitraum, Personenzahl, Zimmerkategorie und die Kontaktdaten des Anrufers, und mailt Ihnen alles direkt nach dem Anruf zur Bestätigung. Er bucht kein Zimmer verbindlich gegen Ihren Zimmerplan, es kann also nichts hinter Ihrem Rücken doppelt vergeben werden.
Ja. Sie laden Ihre Preise und die Leistungen je Zimmer hoch, und der Assistent nennt genau diese, dazu Frühstück, Parken und Ihre Stornobedingungen. Ändert sich ein Preis zur Saison, aktualisieren Sie das Dokument, und ab dem nächsten Anruf gilt der neue.
Ja. Er antwortet auf Deutsch und Englisch und bleibt in der Sprache, die der Anrufer verwendet hat, was auf einer Hotelleitung mehr zählt als auf den meisten anderen. Auch der KI-Hinweis zu Beginn kommt in der Sprache des Anrufers.
Nein. Sie behalten Ihre bestehende Nummer und leiten sie auf die Nummer um, die wir bereitstellen. Die Nummer auf Ihrer Website, Ihrer Tafel und Ihren Portalprofilen bleibt gleich. Die Einrichtung dauert wenige Minuten, und Sie können die Umleitung von Ihrem eigenen Telefon aus wieder abschalten.
Der Preis ist ein Monatstarif mit einem Kontingent an Gesprächsminuten und alles inklusive: Ein Preis deckt KI und Telefonie ab, ohne Einrichtungsgebühr und ohne separate Zuschläge. Sie starten mit 45 Freiminuten ohne Kreditkarte und hören es zuerst auf Ihren echten Anrufen. Die Tarife finden Sie auf unserer Preisseite.
Sie bekommen eine E-Mail mit dem Transkript, einer Zusammenfassung und jeder Anfrage oder Nachricht, die der Assistent aufgenommen hat. So kann die Rezeption in der Früh nacharbeiten, und über Nacht geht nichts verloren.
Neu hier? Beginnen Sie mit was PhoneMyAgent ist und wie es funktioniert, lesen Sie dann wie Sie Ihre bestehende Leitung umleiten und richten Sie Ihre Hotelnummer für eine Nacht darauf ein.
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Ein KI-Telefonassistent beantwortet die Anrufe Ihres Unternehmens, kennt Ihre Unterlagen und sendet Ihnen nach jedem Anruf eine E-Mail mit dem Ergebnis. 45 Freiminuten zum Testen, ohne Kreditkarte.
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