Eine Werkstatt ist der denkbar schlechteste Ort, um ans Telefon zu gehen. Alle, die abheben könnten, haben die Hände in etwas drin, und der Anrufer will eines von drei Dingen: Ist mein Auto fertig, was kostet das, und können Sie es am Donnerstag nehmen. Ein KI-Telefonassistent erledigt das erste und das dritte den ganzen Tag, aus Ihrer Auftragsliste und Ihrem Kalender, und macht aus dem zweiten eine Nachricht an Sie statt einer Zahl, die niemand nennen sollte. Ihre Kunden bekommen sofort eine Antwort, und niemand kommt dafür unter einem Auto hervor.
Zwei Leute, vier Hebebühnen und ein Telefon an der Wand. Jeder Anruf kostet ein Paar Hände: abwischen, hinübergehen, die Auftragskarte suchen, vorlesen, zurückgehen, sich wieder eindenken. Achtmal vor Mittag, und eine verrechenbare Stunde ist an Anrufe gegangen, die meistens "noch nicht, wir melden uns" gesagt haben.
Die Saisonspitzen machen es schlimmer. In den Wochen des Räderwechsels stapeln sich Terminwünsche und Statusanrufe gleichzeitig, und sie kommen genau dann, wenn niemand dreißig Sekunden übrig hat. Also läutet das Telefon ins Leere, und der Kunde ruft entweder noch einmal an oder fährt gleich vorbei, um persönlich zu fragen, was noch mehr kostet.
Werkstätten haben einen Vorteil, den die meisten Betriebe nicht haben: Ihre Kunden kennen ihre Referenz und können sie fehlerfrei vorlesen. Sein Kennzeichen verliert niemand.
Importieren Sie Ihre Auftragsliste (.xlsx, .csv oder .json) mit dem Kennzeichen als der Spalte, die Anrufer nennen, und das ganze Statusproblem schrumpft auf einen Wortwechsel: Er nennt das Kennzeichen, der Assistent findet diesen Auftrag und liest den Status vor, den Sie freigegeben haben. Etwa so: "W 123 AB steht heute auf der Bühne, fertig zur Abholung voraussichtlich morgen Nachmittag." Nicht zugeordnete Spalten, Teilekosten, Stundensatz, Notizen des Technikers, werden gespeichert, aber nie ausgesprochen.
Bei PhoneMyAgent ist dieser Import ein Upload und keine Anbindung, dauert also Minuten und rührt Ihr Werkstattsystem nicht an. Eine Live-Synchronisierung gibt es nicht: Sie laden die Liste des Tages hoch oder ändern einen einzelnen Auftrag im Dashboard, wenn ein Auto fertig ist, und der nächste Anrufer hört es.
Das Kennzeichen muss exakt stimmen, und führt Ihre Liste eine Telefonspalte, werden Stammkunden erkannt, ohne dass sie etwas nennen müssen. Zwei Autos bei Ihnen, oder ein Kennzeichen, das gar nicht in der Liste steht, verhalten sich wie bei jedem Statusanruf, nachzulesen in was bei einem Anruf zum Bestellstatus passiert.
Die zweite Anrufart ist der Servicetermin, und der bezahlt die Leitung. Schalten Sie die Buchung ein, legen Sie fest, was Sie anbieten und wie lange es dauert, und der Assistent nimmt den Termin auf, bestätigt ihn per E-Mail und erfasst Kennzeichen und Rufnummer dazu.
Am meisten zählt das in den Wochen, in denen alle gleichzeitig buchen. Wer in der Reifensaison nicht durchkommt, bucht noch am selben Nachmittag woanders; wer um acht Uhr abends einen Termin bekommt, erzählt es niemandem, denn aus seiner Sicht ist die Werkstatt einfach ans Telefon gegangen.
Das ist die Grenze, die eine Werkstatt aus Schwierigkeiten heraushält, deshalb klar gesagt: Der Assistent nennt keinen Preis für nicht bepreiste Arbeit, und er nimmt keine Freigabe für Mehrarbeit entgegen, die sich auf der Bühne zeigt.
Fragt jemand, was eine Reparatur kostet, kann er aus Ihrer Preisliste antworten, wo Sie eine haben, etwa Service oder Räderwechsel, und für alles andere eine Nachricht aufnehmen. Ist mitten im Auftrag ein Teil defekt und braucht es eine Freigabe, ist das ein Gespräch für Ihren Techniker, denn der Kunde stimmt Geld für einen Schaden zu, den er nicht sehen kann.
| Anrufbeantworter | Die Werkstatt hebt ab | Jemand an der Annahme | KI-Assistent mit Ihrer Auftragsliste | |
|---|---|---|---|---|
| Antwortet zu Stoßzeiten | Nur Nachricht | Kostet ein Paar Hände | Ja | Ja |
| Antwortet um 19 Uhr und samstags | Nur Nachricht | Nein | Nein | Ja |
| Sagt, ob dieses Auto fertig ist | Nein | Ja | Ja | Ja, aus Ihrer Liste |
| Nimmt einen Servicetermin auf | Nein | Ja | Ja | Ja, mit Kennzeichen |
| Nennt Preise für nicht bepreiste Arbeit | Nein | Ja | Manchmal | Nein, nimmt eine Nachricht auf |
Er antwortet aus Ihren hochgeladenen Unterlagen (Zeiten, Standardpreise, Leistungsumfang, Regeln zum Ersatzwagen), liest einem Anrufer den Status seines eigenen Auftrags vor, vereinbart und verschiebt Termine und nimmt Nachrichten mit Kennzeichen und Rufnummer auf. Er nennt keine Preise für nicht bepreiste Arbeit, gibt keine Mehrarbeit frei, verspricht keine Abholzeit, die nicht in der Tabelle steht, entscheidet nicht zwischen zwei möglichen Aufträgen und spricht keine nicht zugeordneten Spalten aus. Notfälle behandelt er nicht, eine Panne am Straßenrand gehört also zu Ihnen oder zum Pannendienst, und Anrufer hören zu Beginn, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen.
Abgerechnet wird ein Monatstarif mit Minutenkontingent, nie pro Minute, und zum Ausprobieren gibt es 45 Freiminuten ohne Kreditkarte. Die ausführliche Fassung der Statusseite steht in Reparaturstatus abfragen, die Grundeinrichtung in was PhoneMyAgent ist.
Ja, wenn Sie Ihre Auftragsliste importieren. Der Anrufer nennt sein Kennzeichen, der Assistent findet genau diesen Auftrag und liest Status und voraussichtliche Abholzeit vor, die Sie freigegeben haben. Steht das Kennzeichen nicht in der Liste, sagt er das und nimmt eine Nachricht auf, statt zu raten.
Ja. Mit eingeschalteter Terminbuchung bietet der Assistent Ihre echte Verfügbarkeit an, nimmt den Termin mit Kennzeichen und Rufnummer auf und bestätigt ihn per E-Mail. Am meisten wert ist das in den Wochen des Räderwechsels, wenn das Telefon am lautesten ist und niemand hingehen kann.
Nur aus Preisen, die Sie ihm hinterlegt haben, etwa Service oder Räderwechsel. Alles ohne Vorabpreis wird zur Nachricht mit Rufnummer und Schilderung. Die Freigabe für Mehrarbeit, die sich bei der Reparatur zeigt, ist immer ein Anruf Ihres Technikers.
Das Kennzeichen ist meist die bessere Referenz, weil Kunden es immer wissen. Führt Ihre Liste zusätzlich eine Telefonspalte, werden Stammkunden an der Rufnummer erkannt, von der aus sie anrufen, ganz ohne Referenz.
Nein, und er soll es nicht versuchen. Notfälle und Pannen am Straßenrand werden an Sie oder an die von Ihnen genannte Pannennummer geleitet. Seine Aufgabe bei solchen Anrufen ist, sie sofort zu erkennen und den Anrufer zu einem Menschen zu bringen.
Sobald Sie es eingetragen haben, und nicht früher. Eine laufende Verbindung zu Excel oder zu Ihrem Werkstattsystem gibt es nicht, ein fertiges Auto erreicht Anrufer also erst nach dem Hochladen der Tagesliste oder der Änderung dieses einen Auftrags im Dashboard. Die meisten Werkstätten laden früh hoch und ändern einzelne Aufträge, sobald ein Auto von der Bühne kommt.
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